O uso de software para controle de XML NFe é indicado para empresas de diferentes setores, mesmo que os profissionais e atendentes estejam trabalhando em regime de home office a partir de suas casas.
Sabemos que toda atividade que emite nota fiscal precisa utilizar sistema de nota digital incluindo o armazenamento de cada documento fiscal envolvido.
Por outro lado, tem crescido o trabalho remoto em diferentes escalas e cargos de atuação, seja para a produção e venda de produtos ou de serviços.
Essa tendência de home office também tem sido verificada em escritórios de contabilidade como uma solução para gerar ganho de tempo, otimização de processos e redução de custos.
O home office e o software para controle de XML NFe
Mesmo atuando em home office, o profissional responsável precisa se conscientizar da necessidade de emitir nota fiscal, armazená-las e manter o pleno acesso sobre as mesmas.
Para isso, é fundamental a utilização de softwares acessíveis e funcionais para simplificar esse conjunto de tarefas.
O armazenamento das notas fiscais é obrigatório, pois cada nota emitida deve ser guardada por, pelo menos, cinco anos, sendo esse o prazo para apresentação do documento em situações de fiscalização e demais compromissos jurídicos.
O desafio de se trabalhar em home office
Por outro lado, atuar em teletrabalho para concluir atividades contábeis nem sempre é fácil. Além do cuidado com as notas fiscais, outros tipos de registros podem ser inseridos nesses softwares, além de dados referentes aos históricos da emissão das notas fiscais.
Ao mesmo tempo, é importante saber registrar e arquivar cada tipo de documento para acessá-lo sempre que for necessário.
Numa visão geral, mesmo sendo revolucionária, a possibilidade de trabalhar a partir de casa nem sempre é fácil.
A implantação de escritórios remotos na área contábil nem sempre é uma tarefa simples e fácil.
Muitos profissionais da área já estão habituados com o dia a dia dentro de uma empresa, e com a agitação de um escritório, sem falar no contato direto com o diretor da empresa e com os clientes.
Realizar home office impõe ao profissional começar a trabalhar em casa em seu escritório particular, ou no escritório improvisado na sala, no quarto ou na mesa da cozinha.
Independente da estrutura doméstica, o profissional precisa manter a disciplina, a dedicação e cumpri prazos como se estivesse dentro de uma empresa.
Como melhorar o trabalho
Além de possuir uma boa internet, equipamentos e programas adequados para cada tipo de função. O profissional precisa evitar a acomodação.
O fato de trabalhar em casa não significa que há redução de responsabilidade ou redução de tarefas. Geralmente, a exigência e o resultado a ser entregue para a empresa e parceiros deve ser o mesmo.
O processo de adaptação
Dentre as situações que podem dificultar a adaptação do trabalho remoto podemos citar o processo de adaptação.
Mesmo com o acesso aos melhores aplicativos, programas e com uma boa internet, o processo de adaptação pode exigir do profissional de contabilidade enfrentar determinadas dificuldades pessoais com formatos e ferramentas diferentes e com a inclusão do trabalho em seu ambiente doméstico.
Desafios a serem superados
Dentre os principais desafios a serem resolvidos e superados pelo profissional em seu processo de adaptação, podemos citar:
- Falta de atualização profissional para o mercado de trabalho;
- Ausência de infraestrutura de trabalho necessária para realizar trabalhos;
- Falta de acesso a um Software para controle de XML NFe, neste caso o MakroXml é a melhor solução;
- Problemas com o processo de treinamento online;
- Sentimentos como procrastinação e falta de foco em cada tarefa a ser realizada.
Benefícios
Por outro lado, esse tipo de trabalho remoto gera grandes benefícios para a empresa e para o profissional que atua à distância.
A seguir vamos enumerar os melhores benefícios que o trabalho remoto pode criar para uma empresa de contabilidade.
1 – Otimização de recursos
Sabemos que recursos como energia elétrica, equipamentos e até mesmo aplicativos não são gratuitos, dependem de investimento financeiro e de capital por parte da empresa.
Mesmo quando o profissional utiliza a eletricidade, o telefone e internet da casa, esse tipo de custo menor do que seria em um escritório formal.
O trabalho remoto também reduz custos com deslocamento e estrutura, pois o profissional não precisa sair de sua casa diariamente.
2 – Economia de espaço físico
Quando os profissionais atuam suas casas, a empresa não precisa investir em salas e sedes corporativas maiores para comportar todo mundo. Dessa forma, a empresa de contabilidade pode criar um base numa casa ou sala comercial com espaço menores e aluguel menor.
Sem falar que o uso de softwares para controle de arquivos XML e notas fiscais também não exigirá do profissional que atua em sua casa que guarde pilhas de papel e arquivos em sua casa ou apartamento.
3 – Melhoria no desenvolvimento de talentos
Quando o profissional trabalha em casa, ao economiza tempo com deslocamento, se ele souber otimizar o seu tempo ele conseguirá desenvolver novos conhecimentos, criando novos horários para estudos com a expansão do tempo livre depois de concluir o trabalho do dia.
A qualidade do trabalho
Com a estratégia certa, a empresa contábil pode melhorar a qualidade do trabalho e a qualidade de vida de seus colaboradores visando prosperar e atingir os melhores resultados.
Conclusão
Ao procurar implantar a home office na empresa, os gestores e seus colaboradores podem se sentir mais seguros, porém é fundamental criar uma política de gestão das atividades para que diferentes equipes consigam realizar as tarefas dentro do prazo previsto.
A instalação e uso de software para controle de XML NFe é muito indicado para melhorar a experiência do trabalho em home office e tornar todos os processos cada vez mais otimizados e profissionalizados.
No caso dos desafios, todos devem ser enxergados e superados, considerando as vantagens da home office e o processo de adaptação.
