Empresas de grande porte possuem departamento de contabilidade para o gerenciamento de notas fiscais. Porém, essa tarefa deve ser realizada também por pequenas e médias empresas.
Empresas de menor porte apresentar estruturas e pessoal reduzidos, mas quando atendem grandes demandas de vendas de produtos e serviços são obrigadas a otimizar a organização de dados fiscais.
Gerenciamento de notas fiscais
É importante que o empreendedor e o diretor de uma pequena e média empresa tenha o controle de suas finanças.
Sabemos que administrar as notas fiscais emitidas e recebidas pode se tornar num processo que exigirá muito cuidado e disciplina, porém com a utilização de softwares de automatização e muita disciplina é possível organizar todo o processo.
A empresa pode desenvolver metodologias para simplificar a emissão e organização de dados, referentes às notas fiscais eletrônicas digitais sem perdas de informações ou de arquivos.
Rotina de compra e venda
Enquanto que as grandes empresas possuem um setor dedicado a organizar a emissão de notas, nas pequenas e médias empresas boa parte dos departamentos se envolvem com a atividade de compras e de vendas da empresa.
Quanto maior é o número de pessoas emitindo e manipulando as notas, maiores são as chances do empreendedor e do contador perder o controle sobre as notas e suas informações fiscais.
Muitas vezes, não adianta somente guardar o DANFE ou o comprovante de entrega do produto, é necessário também guardar o arquivo XML de cada nota fiscal gerado pelo site do Sefaz.
No caso de uma empresa pequena, cada funcionário que emitir nota deverá informar, no mesmo instante, os dados da nota para o setor financeiro, o mesmo deve ser praticado no caso de recebimento de produtos e serviços.
Dessa forma, a empresa diminuiu perda de tempo e custo de retrabalho para a correção de documentos.
As empresas de pequeno e médio porte que querem profissionalizar o gerenciamento de notas fiscais, podem instalar softwares de gestão contábil para otimizar os registros, as emissões e os arquivamentos de notas fiscais e documentos fiscais.
As empresas de grande porte, por exemplo, estabelecem o uso de programas de computador que integram as informações de emissão de notas para o setor contábil, para a direção e administração, e para os setores de vendas e compras.
Verificar a autenticidade das notas fiscais
No dia a dia da empresa, o cliente e o vendedor que representa a empresa deve conferir a autenticidade dos documentos e das notas. Pois, ao receber uma nota fiscal é necessário conferir a prefeitura de origem, a data, os valores e os códigos de registro.
Conclusão
O processo de gerenciamento de notas fiscais depende de um processo de modernização da gestão da empresa. Para facilitar o processo, é importante a implantação de sistema de gestão online para o controle de finanças, de maneira simples e otimizada.
As empresas podem utilizar um programa integrado de emissão de nota fiscal eletrônica, gerando ganho de tempo para a digitação das empresas uma única vez, num único sistema que centraliza e organiza todas as informações.
