No dia a dia de uma empresa o ato de baixar XML, NFes e CTes pode parecer algo complicado ou linguagem de outro mundo para leigos e empreendedores iniciantes, porém essas tarefas se referem à emissão e armazenagem de notas fiscais e demais dados contábeis digitais.
Os analistas fiscais fazem o download de notas de maneira rotineira, sabemos que cada nota fiscal deve ser armazenada por até cinco anos.
Baixar XML de forma segura
É importante realizar o download desses documentos de forma segura e armazená-los por pelo menos cinco anos, pois pode acontecer da Receita Federal querer conferir as informações da empresa apresentadas por intermédio de plataforma eletrônica.
A sigla “XML” significa eXtensible Markup Language e se refere a um sistema de código de internet que digitaliza dados e os emite de forma segura e direcionada. Na língua portuguesa a sigla pode ser traduzida como Linguagem Padronizada de Marcação Genérica.
Para baixar os dados de forma segura é importante manter a chave e as senhas atualizadas e não informar essas informações para terceiros, além de efetuar as tarefas em computadores seguros com antivírus e demais programas de segurança para o sistema operacional.
Como baixar automaticamente?
Com todo o sistema seguro e protegido é possível baixar o arquivo XML automaticamente, os softwares de emissão fiscal torna isso possível, indicamos o Makrosys.
Muitas empresas guardam apenas o DANFe, um documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, porém ele sozinho não converte segurança e proteção fiscal para a empresa.
É importante baixar o XML e guardá-lo também. Atualmente, com a automatização de download do arquivo XML de uma NF-e, CTE ou NFSe, a empresa ganha agilidade e segurança nos processos fiscais. A agilidade torna-se acessível com o uso de softwares de gestão fiscal conhecidos e eficientes.
O download do arquivo XML pode ser feito automaticamente no ambiente virtual da SEFAZ e, em determinados casos, não é necessário ter a chave de acesso para essa tarefa, bastando apresentar o Certificado Digital A1 que o sistema manterá as notas disponíveis com validade jurídica e com acesso seguro.
Utilizando o software certo é possível ter acesso a todas as notas com dados atualizados em tempo real.
Armazenamento de XMLs
Depois da obrigatoriedade de emissão de notas fiscais digitais, extinguindo as notas impressas na fonte, é importante que a empresa tenha a consciência que o Governo Federal e a Receita Federal exigem do contribuinte e do destinatário da nota fiscal, o controle absoluto sobre o armazenamento das suas notas.
Porém, esses órgãos públicos não oferecem softwares para todas as necessidades fiscais digitais das empresas e de empreendedores, incluindo a tarefa de armazenamento de notas.
Conclusão
O contribuinte e a empresa devem procurar de emitir e guardar as notas fiscais com segurança, buscando baixar o XML e demais dados com segurança.
É importante saber utilizar as ferramentas gratuitas, mas em determinados casos que envolvem complexidade de dados, é importante contratar serviços de softwares privados, que concederão mais segurança aos processos digitais de emissão e armazenamento de notas.
